Informationssystemer i organisationer og systemudvikling

Concept of information system

For at få en bedre forståelse for hvad et informations system (IS) egentlig er, er her en definitionen på it IS af UK Academy for Information Systems:

“Information systems are the means by which organisations and people, using information techonologies, gather, process, store, use and disseminate information”

Jeg mener egentlig denne er meget godt dækkende for hvad et IS er og hvad det indebærer. Hovedsageligt handler det om et system hvori man indlæser data (input) der skal gennemgå en transformateringsproces hvorefter det bliver til information (output).

Essensen af et IS er at man indlæser data i et system hvor det bliver sammensat på en måde og i en kontekst hvor det giver mening. Det kan være at man indlæser en række forskellige besøgstal for en hjemmeside (input), og når det bliver sat sammen med andre tal, så får du en information om hjemmesidens brugeradfærd (output).

Ovenstående er hele essensen i et IS. Når det er slået fast, findes der en lang række af forskellige systemer som håndterer forskellige typer af data.

Man kan dele computerbaseret IS op i 4 forskellige niveauer/kategorier:

Strategic
Tactical
Operational
Transaction processing

Disse 4 forskellige niveauer af computer baseret IS har hver deres forskellige anvendelsesmuligheder samt hvordan de understøtter de forskellige ansvarsområder der er i en organisation. “Transactional processing”, er det niveau man håndterer transaktioner. Det kan fx være butikspersonalet som indlæser transaktionsdata fra butikken. At have implementeret et IS til dette kan øge effektiviteten da personalet alternativt skulle gøre dette med papir og blyant. Dette niveau baserer sig primært på inputs til systemet. Bevæger man sig videre til de 3 øverste niveauer i , så handler det meget om hvilken tidshorisont der er på vedkommendes arbejdsopgaver. På det niveauet “Operational” er begynder man at kigge på de forskellige inputs. Her arbejder man primært med de meget kortsigtede projekter og dag-til-dag koordinering. Når man arbejder med dag-til-dag koordinering kan det være brugbart med et system til at håndtere de mange nye opgaver som der er. Disse opgaver bruges til bl.a. til at understøtte arbejdet på det næste niveau “Tactical”. Der arbejder man med en mellemlang tidshorisont. Arbejdsopgaver kunne fx være budgetplanlægning og marketingkampagner. Medarbejdere som arbejder på det taktiske niveau kan bruge systemet til at holde styr på de forskellige projekter. Dette understøtter ligeledes arbejdet på det næste niveau som er ”Strategic” hvilket er de langsigtede beslutninger som bliver truffet her af fx en virksomheds CEO, CFO eller CIO. På dette niveau vil man oftest bruge IS til at se hvordan det går med de forskellige KPI’er ledelsen har sat op.

Afslutningsvis kan man sige at alle 4 niveauer understøtter hinanden og hvert niveau er mere eller mindre uundværlig til et hvis punkt. For rigtig mange virksomheder er det meget vigtigt ikke at lave begrænsninger i hvem der har adgang til information. Mange ledere mener det er meget vigtigt at skabe en gennemsigtighed ved at tillade adgang til alle informationer for alle medarbejdere i en given virksomhed.

Productivity paradox

“Productivity paradox” (PP) handler i korte træk om at IT investeringer ikke nødvendigvis øger produktiviteten. Udtrykket kommer fra undersøgelser lavet af Erik Brynjolfsson, der påviste at der ikke var nogen direkte sammenhæng mellem IT investeringer og den målte return on investment (ROI).

I følge Gordon Moores lov vil antallet af transistorer i computer-chips fordobles hvert år uden at omkostningerne vil stige. Trods denne hastige teknologiske udvikling af IT, så betyder det ikke nødvendigvis at produktiviteten øges på samme måde. Empiriske undersøgelser viser at ROI’en på IT investeringer kun var på 1% i 1970‘erne til 1990‘erne. Der er mange forskellige teorier der prøver at forklare PP. Der er ligeledes argumenterer for og i mod om hvorvidt PP egentlig har fundet sted.

IT øger ikke produktiviteten og PP har fundet sted

Hvorvidt IT øger produktiviteten eller ej handler meget om hvor meget tid man anvender til implementering og hvordan organisationen har planlagt processen. Implementeringen af et IS kan være meget ressourcekrævende og kræver god projektledelse. Dette er forudsætningen for at det kan udnyttes optimalt og på den måde øge produktiviteten. Det vil sige, hvis man prøver at måle effekten på meget kort sigt, kan det være svært at se en forøgelse i produktiviteten.

De fleste computere har/havde internetadgang, og det kan også have været medvirkende til, at en del medarbejdere benytter nyhedsmedier, sociale medier og meget andet lokkende. Af den selv samme årsag vælger flere og flere virksomheder at lukke af for sociale medier. Ligeledes kan de mange informationer virke stressende og resultere i et information overload.

IT øger produktiviteten og PP har ikke fundet sted

Der er mange forklaringer og eksempler på, hvordan og hvorfor IT kan øge produktiviteten, men det kan gøres kort med sætningen: “IT ophæver tid og rum”. Det var en af Anthony Giddens pointer om det senmoderne samfund. Dette betyder at man ikke længere er afhængig af fysisk tilstedeværelse for at kunne arbejde. Dvs. der kan arbejdes på tværs af tidszoner og landegrænser uden at det er begrænsende. Dette er uden tvivl det bedste argument for at IT øger produktiviteten.

Ydermere gør IT op med mange former for langsom kommunikation og arbejdsprocessor. Emails er et godt eksempel på hvordan kommunikationen er blevet revolutioneret og aldrig har det gået stærkere at sende beskeder og informationer end nu.

For at ovenstående virkelig øger produktiviteten, er det selvfølgelig en forudsætning at folk kan finde ud af at betjene og er villige til at benytte IT.

Endnu et argument imod eksistensen af PP kunne være at man ikke havde de rigtige metoder til at måle produktiviteten. Man vidste ikke hvordan man skulle måle produktiviteten af disse nye værktøjer. Havde man overhoved de rigtige key performance indicators (KPI) at holde øje med? Samtidig kan det være svært at vide hvad man skal forvente, da der ikke var mange andre at benchmarke sig op i mod.

IT øger produktiviteten og PP kan godt have fundet sted.

Det er mest sandsynligt at IT rent faktisk øger produktiviteten samtidig med at PP sagtens kunne have fundet sted.

IT øger produktiviten som det bliver beskrevet i det tidligere afsnit. Studierne som påviser PP blev lavet i en tid hvor IT var nyt for alle. Derfor er følgende ikke utænkeligt:

Tilbage i 1970‘erne havde folk ikke nok viden om hvilke IT/IS man skulle investere I. Fx var in-house IT-afdelinger ikke udviklede som i dag. På den måde havde man ikke de samme ressourcer og viden til at foretage fornuftige investeringer i IT/IS.
I perioden 1970 – 1990 var folks I IT kundskaberne under voldsom udvikling og der blev investeret meget i IT-udvikling. Der blev lagt mange kræfter i udvikling og oplæring i nye systemer, og fordelene af systemerne var endnu ikke høstet.
IT var ikke udbredt nok til at udnytte det fulde potentiale. I dag har alle IT/IS som kan spille sammen, hvad enten det er emails eller økonomisystemer. Eftersom alle organisationer benytter de nye standarder inden for kommunikation, så er man er blevet uafhængig af tid og sted.

Disse 3 punkter kan opsummeres til, at mange virksomheder var under udvikling, men endnu ikke kunne drage fuld nytte af de investeringer der blev lavet i IT/IS.

Web Page Creation

Intro

Inden jeg kommer ind på 3 alternative måder at udvikle hjemmesider på, er det vigtigt at slå fast, at alle hjemmesider er bygget op omkring HTML og i mange tilfælde både Cascading Style Sheets (CSS) og JavaScript. Dvs. at både WordPress.org og WordPress.com ligeledes er bygget op omkring HTML/CSS/JavaScript. Når det så er sagt, findes der mange forskellige måder at bygge en hjemmeside.

HTML/CSS/JavaScript

Før at det blev almindeligt udbredt at bruge content management systemer (CMS) blev hjemmesider oftest lavet ved hjælp af HTML, CSS og JavaScript.

For at udvikle en hjemmeside i HTML/CSS/JavaScript skal man bruge et program til at skrive koden i. Alt afhængigt af hvor stort et kendskab man har til kodning kan man vælge at kode hele systemet fra bunden med tilhørende grafik eller vælge et template fra nettet. Når koden er færdig uploades den til File Transfer Protocol serveren (FTP) på ens webhotel. Herefter er hjemmesiden online.

Det er efterhånden i meget få tilfælde det kan betale sig at udvikle en hjemmeside fra bunden i HTML/CSS/JavaScript, pga. de mange gratis CMS som man har mulighed for at downloade. En situation, hvor man kunne have fordel ved udelukkende at bruge HTML/CSS/JavaScript, er ved mindre hjemmesider med mange forskellige funktioner på hjemmesiden. Samtidig skal der ikke være det store behov for redigering efterfølgende, da man ved de mindste rettelser skal uploade ny kode til FTP-serveren.

WordPress.org

WordPress er et CMS system bygget op omkring HTML, CSS, JavaScript, PHP og MySQL. WordPress er verdens mest populære CMS, bl.a. pga. deres meget brugervenlige backend administrationspanel, samt mange muligheder for tilpasning.

Hvis man vil bruge WordPress.org til at oprette en hjemmeside skal man først downloade selve systemet og derefter uploade det til sin egen FTP-server. Allerede her har du en funktionel hjemmeside hvor du kan begynde at redigere dit indhold. Det kræver stort set intet kendskab til kodning for at sætte en WordPress blog op, men derimod en anelse om server og database administration afhængig af ens webhotel.

Når man har uploadet WordPress filerne til ens webhotel, kan man efterfølgende foretage stort set alle former for ændringer online. Det gælder også ændringer i HTML eller CSS filerne.

Styrkerne ved en WordPress løsning over fx selv at kode en hjemmeside udelukkende i HTML/CSS/JavaScript er bl.a. fleksibiliteten og bekvemtheden ved lynhurtigt at kunne opdatere sin hjemmeside online via browseren.

Med en længere række fordele er der også ulemper. Bl.a. er WordPress ikke er nær så skalerbart som et website der er bygget fra bunden. Der er heller ingen kontrol med de tilpasningsmuligheder (plugins, designskabeloner, osv.) som bliver uploadet, hvilket gør det svært for mange at gennemskue om det er god eller dårligt kodet.

WordPress.com

WordPress tilbyder også en hostet løsning, som findes på WordPress.com.

Dette er afgjort den letteste måde at lave en hjemmeside på af de 3 omtalte. Det eneste det kræver er at udfylde et par formularer, og herefter har man sin egen hjemmeside. Den kræver altså ingen teknisk baggrund. Måden WordPress bl.a. tjener penge på, er ved at opsætte nogle begrænsninger i WordPress.com, hvorefter man kan betale for at opgradere til en fuld version. Der findes 2 forskellige versioner man kan opgradere til og heriblandt kan du få mulighed for hurtigere og flere supportmuligheder, eget domæne, adgang til HTML/CSS filer m.m.

Der er stort set de samme fordele ved WordPress.com som ved WordPress.org, men eftersom det er en hostet løsning kan man også risikere at systemet ikke længere blive supporteret og hostet.4.

Open Source

Hovedsageligt handler open source software om at kildekoden (sourcen) tilgængelig for alle som benytter sig af det. En kildekode er softwarens byggesten, og med adgang til den kan man ændre på programmet som man vil. Kildekoden i de systemer man købte før open source-bølgen, var lukket, hvilket betød at hvis man ville lave ændringer i sit system, så skulle man hive fat i det udviklingshus man havde købt systemet af. Open source giver en lang række fordele for både udbyderen og forbrugeren der sidder med systemet.

Open source kan blive distribueret undet mange forskellige licenser, herunder har de alle tilfælles at:

Få adgang til kildekoden
Få lov til at ændre kildekoden
Få lov til at videregive softwaren (den originale eller den videreudviklede)

Ovenstående er essensen af open source. Når man taler om hvilken licens et stykke software er under, menes der blot en reference til et sæt retningslinjer for rettighederne af det pågældende stykke software. Den første og mest populære open source licens er GNU General Public License. At man deler sin software under GNU General Public LIcense betyder blot at man giver andre tilladelse til videreudvikle, videredistribuere, videresælge og servicere softwaren. Der findes mange andre typer af licenser man kan være inde under.

Forenigen opensource.dk beskriver 3 forskellige aspekter, som giver et godt indblik i fordelene ved open source:

Det tekniske aspekt

Ved at alle har adgang til kildekoden, så giver det stor sikkerhed når man kigger på det tekniske aspekt af open source. Man kan fx trygt opdatere sin platform når WordPress selv frigiver en ny release af deres software, da man kan være sikker på at der er mange som foretager disse opdatereringer med det samme. Finder de større fejl i systemet skal det nok nå frem til enten dem som sidder og udvikler koden, eller dem som sidder og selv er ved at trykke på “opdater”.

At der er andre som benytter samme platform, giver altså en tryghed for de professionelle brugere af open source software, da der er flere som afhængige af at den tekniske del fungerer. På samme måde har man også en stor sikkerhed hvis ens udviklingshus lukker. Med WordPress eller Drupal, kan du på meget kort tid finde en anden som kan videreudvikle dit system, da koden er relativ homogen.

Det sociale aspekt

Som beskrevet før, så har man en sikkerhed pga. det sociale sammenhold fx i forbindelse med en software opdatering. Et sted hvor der er stor deltagelse blandt andre open source brugere, er i forbindelse med udviklingen af plugin og extentions. Der findes forskellige incitamenter til at deltage i det sociale i open source. Mange vælger at lægge tid og kræfter i at udvikle plugins til forkellige systemer for at bidrage og give noget igen til open source fælleskabet. Andre gør det for anerkendelsens skyld, da der er mange der krediterer dem selv når de udvikler et stykke software tilpasset fx WordPress. Sidst men ikke mindst er der dem som gør det for at tjene penge – dette vil jeg komme ind på i næste afsnit.

Det forretningsmæssige aspekt

Selvom man arbejder på en platform hvor grundlaget er at det skal være gratis, så ligger der rigtig meget forretningspotentiale for både den som udvikler selve systemet men også dem som er forbrugere af det.

Hvis vi igen tager udgangspunkt i WordPress, så kan man tro at der ikke ligger meget forretning i at tilbyde et gratis system. Det er også sandt hvis man kigger på en traditionel forretningsmodel. Tager man i stedet udgangspunkt i en mere moderne forretningsmodel, freemium-modellen, så ligger der utrolig meget potentiale for WordPress med en så stor brugerskare. I korte træk går freemium-modellen ud på at man tilbyder et gratis produkt (fx et stykke software) og derefter opbygger sig en stor brugerdatabase. Når man har sin database, så kan man begynde at tjene penge på fx nagging. Det kunne fx være at begrænse sit CMS til x antal sidevisninger om måneden, eller lignende.

Der er også et forretningsperspektiv for dem som forbruger det pågældende stykke software. Som beskrevet før under det sociale aspekt, så er der også nogen som lever af udvikling af enten plugins eller andre former for tilpasning af open source software. For dem som ejer systemet er der også en fordel i dette, da forbrugerne indirekte markedsfører deres system. Ved at udbrede kendskabet til et bestemt plugin, bliver der ligeledes udbredt et kendskab til det pågælende system. Så en åben markedsplads hvor man kan sælge tilpasningsmuligheder kan skabe store forretningsmuligheder for både udbyderen og forbrugeren.

Ulemper

Med en overvægt af fordele er der selvfølgelig et par ulemper.

Som standard er der ikke inkluderet support i de fleste gratis open source løsninger. Mange open source løsninger har derimod en FAQ-sektion som man ofte bliver henvist til ved support spørgsmål. Dette er i mange tilfælde noget man kan betale sig fra.

Som Intramedia argumenterer, så er gratis software ikke altid gratis. Når du fx installerer en WordPress blog, så får du en meget standardiseret løsning, og i de mange tilfælde ikke er tilstrækkelig. Så hvis man ikke selv har kompetencerne til at videreudvikle systemet, så skal man alligevel ud og bruge penge på at få tilpasset systemet. På den måde kunne pengene måske være givet bedre ud på anden vis.

5. IS/IT strategy

En strategi defineres som:

“Definition of the future direction and actions of a company definde as approaches to achieving specific objectives.”

En IS/IT strategi er altså den måde man vælger at handle på for at opnå et bestemt mål. Dette mål kan være en organisations overordnede mål, som fx. at øge online salget med 20% over de næste 3 år. Det kan også være en enkelt afdelings mål om højere produktivitet ved at implementere et nyt customer relationship management system (CRM-system). IS/IT strategi handler altså kort sagt om at lægge en plan for hvordan man opnår de mål man har sat, ved at implementere IT/IS i en organisation.

Adskilt, bliver de 2 strategier defineret på følgende måde:

IT strategi: “Determination of the most appropriate techonlogical infrastructure comprising hardware, networks and software applications”

IS strategi: “Determination of the most appropriate processes and resources to ensure that information provision supports business strategy.”

I dag er IT/IS en så stor og inkorporeret del af virksomheders forretningsstrategi, så man til en hvis grad taler om en sammensmeltning af IT/IS strategi og forretningsstrategi. Der er i hvert fald ingen tvivl om at nutidens forretningsstrategier bør understøttes af en IT/IS strategi. IT er overalt i virksomheder og andre organisationer. Det er manifesteret i organisationers arbejdsgang, hvilket gør det til en vital del af forretningsstrategien.

Porter & Millars five forces er en model som indeholder de 5 forskellige kræfter der er med til at fastlægge en markedssituation. De 5 kræfter er:

Threat of new competition (indgangsbarrierer)
Threat of substitute products or services (substituerende produkter)
Bargaining power of customers (kundernes forhandlingsmagt)
Bargaining power of suppliers (leverandørernes forhandlingsmagt)
Intensity of competitive rivalry (intern rivalisering).

Det er altså en model der hjælper med at analysere de forskellige elementer som har indflydelse på konkurrenceevnen i et given marked. Denne model kan være med til at klarlægge hvordan ens IT/IS strategi skal udformes. Når man kender sit market og sine konkurrenter, kan man på den måde finde sit unique selling point. Når man har det, kan man derefter finde ud af hvordan man skal tilpasse sig markedet. Et eksempel hvor Porter og Millars Five Forces kan være nyttig er når en nyetableret virksomhed (startup) skal vælge hvilken salgskanal de skal benytte. Alt afhængigt af hvordan konkurrenterne gør, hvad kunderne efterspørger osv., så kan man lettere tage stilling til om man skal annoncere online, over telefon eller evt. et trykt medie.

En anden model man kan være med til at klarlægge ens investeringer i IT/IS er McFarlans strategic grid. McFarlans model kan hjælpe til at fastlægge en organisations vurdering af vigtigheden af det nuværende og fremtidige IS.

I følge modellen kan en organisation passes ind under en af de 4 forskellige kategorier:

“Support” or low strategic and operational impact
“Turnaround” or high strategic impact and low operational impact
“Factory” or low strategic impact and high operational impact
“Strategic” or high strategic and operational impact.”

McFarlans model kan bruges til at vurdere hvor en organisation er i forhold til hvordan dens IT/IS strategi, forretningstrategi og mål står skrevet. Et eksempel hvor denne model kunne bruges i praksis, ville være hvis en ældre detailhandels virksomhed ønsker at gå online med deres varer. Hvis man befandt sig i kvadraten “factory”, så ville man ikke just være på rette vej, eftersom at man kan blive nød til at investere i ny teknologi. Befandt man sig derimod i “turnaround” ville man være på rette vej.

Kilder

Faglitteratur: